Egal ob Hochzeit, Firmenjubiläum oder große Produktpräsentation – wer schon mal ein Event organisiert hat, bei dem mehr als zwei Dienstleister beteiligt waren, weiß: Ab einem gewissen Punkt wird’s knifflig. Du hast die Caterer, den DJ, Technik, Deko, vielleicht eine Location-Agentur und am besten noch einen nervösen Auftraggeber, der gestern wissen will, ob die Floristin schon bestätigt hat.
Und plötzlich bist du nicht mehr Eventplaner:in – sondern Jongleur:in, Feuerwehrmann/-frau und diplomatische:r Krisenmanager:in in Personalunion. Das kann man schon mal machen. Oder man nutzt einfach clevere event planning tools for managing multiple vendors, die nicht nur Termine und Aufgaben im Blick behalten, sondern dir den Rücken freihalten.
Der digitale Rückenwind: Warum Tools mehr sind als Kalender mit bunten Kästchen
Zettelwirtschaft ist süß – bis der Florist die falsche Uhrzeit hat und das Lichttechniker-Team vor der falschen Halle steht. Klar, Excel geht immer. Google Drive auch. Aber wer mit mehreren externen Partner:innen arbeitet, braucht Systeme, die kommunizieren, koordinieren – und im Idealfall sogar proaktiv warnen, wenn was schiefläuft.
Und ganz ehrlich? Gute Tools fühlen sich irgendwann an wie dein zweites Gehirn. Sie erinnern dich an das, was du gar nicht mehr auf dem Schirm hattest – und sorgen dafür, dass du auch bei komplexeren Events nachts noch schlafen kannst.
Was ein gutes Planungstool wirklich können muss
Bevor wir dir konkrete Tools um die Ohren hauen, mal kurz innehalten: Was brauchst du eigentlich wirklich? Nicht jede Plattform mit schicken Screenshots ist gleich hilfreich. Achte auf diese Punkte:
- Kontaktverwaltung: Jeder Dienstleister an einem Ort – inkl. Ansprechpartner, Telefonnummern, Zahlungsdetails
- Kalender & Zeitachsen: Wer kommt wann, baut was auf, liefert wo?
- Aufgaben- und Checklisten: Zuordnung nach Team oder Dienstleister
- Kommunikationstools: Zentral, nachvollziehbar, nicht in 14 verschiedenen Mailverläufen
- Dateiverwaltung: Verträge, Pläne, Moodboards – abrufbar ohne Suchen
Wenn du das alles in einem Tool abbilden kannst, bist du auf dem richtigen Weg.
Die Favoriten der Szene – und warum sie funktionieren
1. Asana
Ein Klassiker – und nicht ohne Grund. Asana lässt sich flexibel anpassen, bietet übersichtliche Projekte, Zuweisungen, Fristen und Integrationen mit E-Mail, Slack & Co. Perfekt, wenn du strukturiert arbeitest und viele To-dos jonglierst.
2. Trello
Du bist visuell unterwegs? Dann ist Trello dein bester Freund. In Kartenform kannst du Dienstleister, Aufgaben und Phasen abbilden. Mit Farbcodes, Checklisten und Anhängen. Leicht, intuitiv, schnell – und reicht oft schon völlig aus.
3. Monday.com
Etwas mächtiger – mit Zeitleisten, Statusanzeigen und Automatisierungen. Eher was für größere Projekte oder Teams, die gemeinsam an Events arbeiten. Aber: Nicht ganz günstig.
4. Eventbrite + Zapier
Okay, kein echtes Projektmanagement-Tool – aber mega für Ticketing und Gästelisten. Und mit Zapier kannst du Buchungen z. B. mit Trello oder Google Sheets verknüpfen. Automatisierung macht glücklich.
5. Airtable
Der perfekte Mix aus Excel und Datenbank – visuell, verknüpfbar, extrem flexibel. Du kannst individuelle Datenfelder für Dienstleister erstellen, Deadlines verknüpfen und sogar Automationen einbauen.
Kommunikation: Dein größter Hebel
Die beste Planung hilft nix, wenn niemand Bescheid weiß. Deswegen: Binde deine Dienstleister aktiv ein. Viele Tools bieten Gastzugänge, bei denen du Dienstleistern genau die Infos gibst, die sie brauchen – nicht mehr, nicht weniger.
Ein kleiner Tipp aus der Praxis: Schick regelmäßig kurze Updates raus. Keine Romane, sondern klare Bulletpoints: Wer? Wann? Was? Wo? Das schafft Vertrauen, reduziert Nachfragen und zeigt: Du hast den Laden im Griff.
Auch analog gedacht: Der Notfallplan
So sehr wir Tools lieben – Technik kann versagen. Druck dir am Tag des Events eine kompakte Übersicht aus: Kontakte, Uhrzeiten, Notfallnummern. Ja, auf Papier. Klingt oldschool – aber wenn das WLAN streikt oder dein Akku stirbt, bist du froh, dass du an sowas gedacht hast.
Fazit: Tools sind Helfer, keine Heilsbringer
Am Ende des Tages liegt’s an dir. Kein Tool der Welt nimmt dir das Feingefühl für Menschen, die Ruhe in der Hektik oder die Fähigkeit, spontan Lösungen zu finden. Aber sie können dir den Rücken freihalten, damit du genau das leisten kannst.Gerade wenn du mit vielen externen Partnern arbeitest, brauchst du Struktur. Und event planning tools for managing multiple vendors helfen dir genau dabei – sie denken mit, halten Ordnung und lassen dich so wirken, wie du bist: professionell, organisiert und trotzdem menschlich.
